Bật mí chàng cách quản lý thời gian với phương pháp Pomodoro

Mỗi người đều có quỹ thời gian 24h một ngày như nhau, nhưng tại sao có người lại luôn thảnh thơi, có những người lại gặp stress trong việc sắp xếp, quản lý thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ trong ngày hiệu quả và năng suất.

Nếu bạn cũng đang rơi vào tình trạng tương tự như vậy thì bài viết này sẽ giúp bạn tập trung cao độ, nâng cao hiệu quả công việc tốt hơn bằng cách áp dụng phương pháp Pomodoro. Hãy cùng Coolmate tìm hiểu nhé!

1. Pomodoro là gì?

Phương pháp Pomodoro (Pomodoro Technique) hay còn được biết đến với tên gọi là phương pháp “quả cà chua” giúp bạn quản lý thời gian và năng suất trong công việc được phát triển vào cuối những năm 1980 bởi Francesco Cirillo. 

Khi còn là sinh viên đại học, Francesco Cirillo nhận thấy bản thân gặp nhiều khó khăn để có thể tập trung cho việc học và hoàn thành các bài tập. Sau đó, ông đã tìm ra giải pháp bằng cách xen kẽ những “kì nghỉ” ngắn giữa mỗi phiên làm việc thay vì hoạt động trí não liên tục trong thời gian dài. Trong quá trình theo dõi thời gian thực hiện, ông đã sử dụng chiếc đồng hồ hình quả cà chua và phương pháp Pomodoro ra đời.

Quy luật của phương pháp quả cà chua này, bạn phải tập trung hoàn thành công việc cao độ trong khoảng thời gian thường có độ dài 25 phút, sau đó nghỉ ngắn 5 phút và tiếp tục lại phiên làm việc với 25 phút mới. Mỗi khoảng thời gian nghỉ ngắn này giúp bạn giảm bớt stress và nạp năng lượng.

Thực tế, có rất nhiều người nổi tiếng trên thế giới thành công khi áp dụng phương pháp này. Điển hình như Chris Winfield – một doanh nhân và huấn luyện viên tại NewYork. Anh đã tìm hiểu và thử nghiệm thành công với phương pháp Pomodoro. Thay vì dành tận 60 giờ để giải quyết các công việc, hiện nay, anh đang sử dụng 40 Pomodoro/tuần (khoảng 17 giờ/tuần) để giải quyết khối công việc khổng lồ của mình.

2. Vì sao nên sử dụng phương pháp Pomodoro?

Theo một nghiên cứu, hầu như tất cả mọi người đều làm việc kém hiệu quả khi sự tập trung của bản thân mất đi. Dưới đây là những lợi ích tuyệt vời mà phương pháp “quả cà chua” mang lại cho bạn:

• Phương pháp Pomodoro giúp bạn đưa ra các quyết định chính xác và xử lý các vấn đề linh hoạt.

• Tăng tối đa chất lượng công việc: Pomodoro yêu cầu bạn phải nỗ lực hoàn thành công việc trong khoảng thời gian nhất định bằng sự tập trung. Điều này giúp bạn hạn chế xao lãng, ít bị gián đoạn bởi yếu tố bên ngoài.

• Sắp xếp thời gian hợp lý: Sử dụng phương pháp Pomodoro, bạn sẽ kiểm soát chính xác thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Tối ưu hóa khả năng hoàn thành và sử dụng quỹ thời gian khoa học trong công việc.

• Giảm bớt căng thẳng: Thời gian nghỉ giữa các phiên làm việc, chính là lúc não bộ của bạn được thả lỏng, giảm thiểu áp lực.

• Chinh phục được mục tiêu: Pomodoro giúp bạn nâng cao được sự nhận thức, khả năng xử lý vấn đề trong khoảng thời gian nhất định. Việc hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ góp phần chinh phục các mục tiêu lớn.

3. Quản lý thời gian bằng phương pháp Pomodoro

Quản lý thời gian Pomodoro chỉ thực sự hiệu quả khi được áp dụng đúng cách. Hãy cùng Coolmate tìm hiểu cách sử dụng hợp lý phương pháp Pomodoro này nhé!

Bước 1: Lập kế hoạch công việc bạn muốn hoàn thành

Bước 2: Thiết lập Pomodoro 25 phút. Hãy cố gắng dành 25 phút để tập trung cao độ cho công việc bạn đã đề ra.

Bước 3: Hoàn thành nhiệm vụ trong phạm vi thời gian đã được đặt ra.

Bước 4: Nghỉ giải lao 3 - 5 phút sau mỗi phiên làm việc. Khoảng thời gian này bạn hãy thực sự tận hưởng

Bước 5: Sau khi hoàn thành 4 Pomodoro, bạn xứng đáng được nghỉ dài hơn 15 – 20 phút

Khoảng thời gian cho một Pomodoro thường là 25 phút, tuy nhiên tùy vào khả năng và công việc của mỗi người, bạn có thể canh chỉnh cài đặt Pomodoro phù hợp với bạn.

4. Những đối tượng phù hợp với phương pháp Pomodoro ?

Theo nghiên cứu, phương pháp Pomodoro được cho là thích hợp nhất đối với những người làm việc liên quan đến lĩnh vực sáng tạo. Có thể là copywriter, nhà văn, biên tập viên, designer, lập trình viên, freelancer,...

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa những người làm trong các lĩnh vực khác không thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro. Bất kỳ ai đang bất lực trước mớ hỗn độn công việc cần được giải quyết mà không thể tập trung dù trong khoảng thời gian ngắn, thì “quả cà chua” cũng có thể phát huy tác dụng.

5. Nguyên tắc khi áp dụng phương pháp Pomodoro

Bạn phải thực hiện Pomodoro lại từ đầu nếu quá trình bị gián đoạn. Đáp ứng đủ 4 nguyên tắc để hoàn thành phương pháp Pomodoro hiệu quả

• Một Pomodoro cần được diễn ra liền mạch bao gồm quy trình làm nhiệm vụ 25 phút, nghỉ ngơi 5 phút. Trong trường hợp vì một nguyên nhân nào đó xảy ra gây gián đoạn quá trình này, buộc bạn phải thực hiện Pomodoro lại từ đầu.

• Trước khi bắt đầu, cần nghiêm túc xác định rõ ràng duy nhất một công việc hoàn thành trong thời gian đã quy định ban đầu.

• Nếu tiến độ nhiệm vụ đạt kết quả tốt trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần tận dụng thời gian này để tối ưu và kiểm tra lại công việc cho đến khi hết thời gian.

• Hãy thực sự tận hưởng khoảng thời gian nghỉ 5 phút để não bộ và cơ thể thư giãn. Tuyệt đối tránh sử dụng tư duy nhiều và mọi thứ liên quan tới Facebook, Internet,..

Cách xử lý nếu phương pháp Pomodoro bị làm phiền

Chắc chắn bạn sẽ không thể tránh khỏi những vấn đề gây phiền toái trong lúc thực hiện phương pháp Pomodoro, và bạn cần phải chú ý xử lý vấn đề đó ngay lập tức. Đừng lo, Cirillo đã đề xuất ra chiến lược “inform, negotiate, schedule and call back” để có thể xử lý triệt để các vấn đề này.

• Inform: Hãy lịch sự thông báo cho đồng nghiệp nếu như họ đang làm bạn bị xao nhãng trong lúc làm việc.

• Negotiate: Thương lượng với đồng nghiệp về khoảng thời gian bạn sẽ dành để giải quyết, xử lý các vấn đề họ đưa ra. Chẳng hạn một câu nói như: Bạn vui lòng có thể chờ tôi 15 phút nữa được không?

• Schedule: Ngay lập tức có kế hoạch follow-up

• Call back: Khi đã hoàn thành Pomodoro, bạn có thể sẵn sàng để xử lý vấn đề của đồng nghiệp.

6. Một số ứng dụng hỗ trợ tối ưu hóa phương pháp Pomodoro trong công việc

Ngày nay để tăng hiệu quả và thuận tiện trong việc thực hiện phương pháp Pomodoro đã có nhiều ứng dụng được ra đời.

Pomodoro Timer Lite

Với giao diện đẹp mắt, thiết kế tối giản và không quảng cáo 100%, Pomodoro Timer Lite giúp bạn dễ dàng sử dụng, tập trung tối đa để làm việc trong thời gian ngắn.

Pomodoro Smart Timer

Hỗ trợ tính năng tùy chỉnh âm thanh nền như nhạc thiền, yoga, ASMR, dễ dàng lập danh sách với việc bạn cần làm. Pomodoro Smart Timer giúp bạn tập trung rèn luyện, học tập và làm việc năng suất.

Focus to do – Pomodoro Timer & To Do List

Việc tích hợp phương pháp Pomodoro và danh sách việc cần làm (To do list) vào một ứng dụng bạn có thể nắm bắt được lịch trình và theo dõi thời gian của công việc.

Brain Focus Productivity Timer

Với phương thức hoạt động tương tự ứng dụng Focus to do, nó sẽ phân tích hiệu quả công việc theo tuần, theo tháng giúp bạn có thể so sánh năng suất làm việc, học tập của mình.

7. Bật mí tips thực hiện phương pháp Pomodoro hiệu quả

Coolmate sẽ mách bạn một số mẹo để việc thực hiện phương pháp Pomodoro hiệu quả hơn.

• Dự trù số lượng Pomodoro: Bạn cần sắp xếp công việc phù hợp và sau đó tính toán số lượng Pomodoro mà bạn cần thiết lập. Nên dự trù khoảng 2 – 4 Pomodoro để phòng các trường hợp cần giải quyết gấp.

• Tự điều chỉnh thời gian phù hợp cho mỗi Pomodoro: Dựa vào khối lượng và mức độ phức tạp của công việc mà bạn có thể điều chỉnh thời gian phù hợp với năng lực giải quyết công việc. 

• Hạn chế sử dụng các thiết bị điện tử trong thời gian nghỉ: Chỉ với 5 phút thời gian nghỉ ngắn, bạn nên tận dụng để thư giãn.

• Sử dụng app để theo dõi, tối đa hóa công việc: Những ứng dụng thông minh giúp bạn theo dõi và kiểm soát công việc thuận tiện.

Tổng kết

Trên đây Coolmate đã bật mí chàng cách quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Pomodoro. Áp dụng phương pháp này, bạn sẽ hình thành thói quen theo dõi mục tiêu và hoàn thành những kế hoạch năng suất và hiệu quả hơn. Vì thế, hãy nhanh tay trang bị cho bản thân phương pháp Pomodoro để bắt đầu làm việc một cách thật chuyên nghiệp nào.

Đừng quên theo dõi CoolBlog để cập nhập những thông tin hữu ích và xu hướng thời trang mới nhất nhé!